Erstellung eines Bedienkonzepts für die Ladeinfrastruktur Ihres Unternehmens

Der E-Auto-Boom ist bereits Wirklichkeit. Und er wird sich im Laufe der Zeit noch beschleunigen. Da auf der ganzen Welt immer mehr Elektroautos im Umlauf sein werden, wird mit dem Eintritt in die 2020er Jahre auch die Nachfrage nach E-Auto-Ladegeräten zunehmen. E-Auto-Besitzer werden ihre Elektrofahrzeuge nicht nur zu Hause, sondern auch am Arbeitsplatz und im öffentlichen Raum wollen werden. Viele Unternehmen haben den steigenden Bedarf und die Wichtigkeit von Elektromobilität erkannt. Sie investieren daher in Elektroauto-Ladegeräte für ihre Mitarbeiter und bereiten sich so auf die kommende Elektrifizierung vor. Dadurch sind sie nicht nur für die Zukunft ausgerüstet, sondern können auch bei bestehenden und potentiellen Mitarbeitern punkten. Und bei ihren Kunden: dank der Investition in E-Auto-Ladegeräte können sie ihre Firma als umweltfreundliches Unternehmen positionieren, das seine gesellschaftliche Verantwortung wahrnimmt. Das ist ja alles schön und gut, doch ist die Installation einmal über die Bühne, hört die Arbeit nicht auf: Es gilt, die Ladeinfrastruktur zu warten und ihre Nutzung zu regulieren. Wie das am besten und zeitsparendsten vonstatten geht? Mit der Erstellung eines Wartungs- und Bedienkonzeptes für die E-Auto-Ladeinfrastruktur. Viele Firmen sind ein bisschen verloren, wenn es um Nutzungsregeln für ihre Ladestationen geht, da sie noch nie welche hatten oder eventuell noch nicht einmal auf die Idee gekommen sind, dass das Aufladen und Warten ihrer Ladeinfrastruktur Richtlinien bedarf. Mit diesem How-to-Artikel möchten wir Unternehmen dabei unterstützen, ihre eigenen firmenspezifische Laderegeln zu erstellen.

Was ist ein Bedienkonzept für das E-Auto-Laden am Arbeitsplatz und wozu dient es? 

Bei diesem Ladekonzept geht es darum, eine Reihe von Punkten festzulegen, die die Nutzung der E-Auto-Ladestationen auf dem Firmengelände regeln. Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Bestimmung der Benutzergruppe, d.h. die Entscheidung, ob nur Mitarbeiter oder auch Besucher die Ladepunkte benutzen dürfen. Unternehmen, die bereits Ladestationen auf ihrem Firmengelände stehen haben oder den Aufbau einer Ladeinfrastruktur in Betracht ziehen, sollten auf jeden Fall ein Bedienkonzept erstellen. Denn ohne Nutzungsregeln haben die Mitarbeiter sonst keine Anhaltspunkte zum Wie und Wann des Aufladens. Darüber hinaus deckt ein solcher Leitfaden verschiedene weitere Themen ab, z.B. wie viel das Aufladen kostet oder an wen sich Mitarbeiter im Störungsfall wenden können – alles Schlüssel für eine reibungslose und effiziente Nutzung von Elektrofahrzeug-Ladegeräten am Arbeitsplatz. 

Was ist bei der Erstellung eines Bedienkonzepts für die Unternehmens-Ladeinfrastruktur zu beachten?

Auswertung von Mitarbeiternachfrage und -profilen

Die Situations- und Bedarfsanalyse ist ein wichtiger Schritt vor der Erstellung eines firmenspezifischen Bedienkonzepts für die Ladeinfrastruktur auf Ihrem Firmengelände und ist möglicherweise bereits vor der Installation der Ladestationen sinnvoll. Um den momentanen und potentiellen zukünftigen Ladebedarf Ihrer Belegschaft herauszufinden, zu erfahren, welche Art von Elektroautos sie fahren und andere Fragen zu beantworten, können Sie beispielweise für Ihre Mitarbeiter eine Umfrage zum Thema Elektromobilität erstellen, eine Diskussionsrunde oder ähnliches organisieren. Die dadurch gezeichneten Nutzungsprofile können dabei helfen, das Bedienkonzept bestmöglich am Nutzungsverhalten und an den Bedürfnissen der Mitarbeiter auszurichten. Beteiligen Sie Ihre Angestellten an Ihrem Ladekonzept und fragen Sie sie nach ihren Gewohnheiten, Meinungen und Neigungen zum Thema Elektromobilität, werden Sie schnell herausfinden, ob die zukünftigen Nutzer der Ladeplätze bereit wären, eine gewisse Aufladegebühr pro Stunde zu entrichten oder ob sie überhaupt nicht zahlungswillig sind. 

Diese Erkenntnisse beeinflussen das gewählte Finanzierungsmodell massiv. Werden die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse durch diese Art von Prozess im Blick behalten, lässt sich die Firmen-Ladeinfrastruktur auch leichter aufstocken, sobald mehr Mitarbeiter Elektrofahrzeuge fahren. Das liegt daran, dass deren zukünftige Fahrgewohnheiten bereits bekannt sind und bei der Erstellung der Ladepolitik in Betracht gezogen wurden.

Entscheidung für ein Geschäftsmodell

Es kann gut sein, dass das Geschäftsmodell Ihrer Ladeinfrastruktur nicht frei wählbar ist, da es im Vertrag mit Ihrem Netzanbieter bereits festgelegt wird. Bei mehr Gestaltungsfreiheit stellt sich hingegen schnell eine zentrale Frage: Soll für die Nutzung des Ladeservices eine Gebühr verlangt oder diese als Zusatzleistung für bestehende und zukünftige Arbeitnehmer kostenlos sein? Beide Optionen haben dabei klare Vor- und Nachteile. Mit einer Gebühr können bereits getätigte und künftige Ausgaben für die Ladeinfrastruktur, deren Installation und Wartung wieder hereingeholt und eventuell sogar Gewinne erzielt werden. Dank kostenlosem Aufladen wird die Mitarbeiterbindung erhöht und potentielle Neuzugänge haben mehr Gründe, bei Ihrer Firma anzufangen. Keine leichte Entscheidung. Ein guter Kompromiss kann darin bestehen, eine geringe Nutzungsgebühr zu verlangen, um Angebot und Nachfrage ausgleichend zu gestalten. Denn wenn das Aufladen kostenlos ist, schließen manche E-Auto-Besitzer ihr Fahrzeug auch dann an das Stromnetz an, wenn das Laden nicht unbedingt notwendig wäre, oder aber für länger als nötig. Dies kann Ihre Stromkosten in die Höhe treiben und dazu führen, dass einige Mitarbeiter die Ladegeräte in Beschlag nehmen, so dass andere sie nicht benutzen können. Eine geringe Aufladegebühr (zum Beispiel 1 – 5 € pro Stunde oder pro Ladevorgang) kann hingegen dazu beitragen, dass die Arbeitnehmer die Ladepunkte nur dann verwenden, wenn sie sie tatsächlich brauchen. Natürlich funktioniert dieses Modell nicht für alle Unternehmen. Sie sollten bei der Entscheidung für das kostenlose oder gebührenpflichtige Modell unter anderem Ihre Firmenkultur, -größe und -branche in Betracht ziehen.

Aufstellen von Zugangs- und Nutzungsregeln

Vor dem Formulieren des Bedienkonzepts für die Firmen-Ladeinfrastruktur sollten bestimmte Fragen zu Zugang und Nutzung geklärt werden: Wer darf die Ladegeräte benutzen, wann und wie lange? Was die Frage nach dem „Wer?“ betrifft: Es arbeiten bestimmt auch in Ihrem Unternehmensgebäude Menschen, die streng genommen keine Angestellten sind (so z.B. Reinigungspersonal von Agenturen) und deren Zugang zu den Ladegeräten nicht selbstverständlich ist. Es ist ratsam, der ganzen Belegschaft die Nutzung der Ladegeräte erlauben, ob in Ihrem Unternehmen angestellt oder nicht. So fühlt sich keine Gruppe diskriminiert oder schlechter behandelt. Zudem ist es sinnvoll, auch Besuchern die Nutzung der Ladepunkte zu ermöglichen, vor allem, wenn es sich dabei um Kunden handelt! In diesem Fall besteht, die Möglichkeit, Besuchern spezielle Ladegeräte zuzuweisen und sie dementsprechend zu kennzeichnen. Dadurch sind diese einfacher zu finden und es ist wahrscheinlicher, dass bei einem Besuch auch ein Ladegerät frei ist. Sofern alle anderen Ladegeräte besetzt sein sollten, können Sie auch Mitarbeitern die Nutzung gestatten.

Es bedarf auch Nutzungsregeln, mit denen das „Wann?“ und „Wie lange?“ geklärt wird. So kann zum Beispiel festgelegt werden, wie viele Stunden pro Tag oder wie viele Aufladesitzungen pro Woche erlaubt sind.  Auch der Ladezeitpunkt ist wichtig: Falls bestimmte Ladespitzen vorhersehbar sind, könnten Sie das Laden während dieser Zeit beschränken oder aber Ihre Arbeitnehmer dazu anregen, ihre Ladezeiten auf günstigere Tarifzeiten. Ein finanzieller Anreiz für Ihre Mitarbeiter könnte beispielsweise sein, für günstigere Tarifzeiten die Ladegebühr zu senken.

Erstellung einer Lade-Netiquette

Eine Netiquette bzw. Verhaltensregeln aufzustellen unterstützt Unternehmen dabei, das Aufladen für Mitarbeiter und Gäste so einfach und reibungslos wie möglich zu gestalten und mögliche Konflikte über die Nutzung der Ladepunkte im Keim zu ersticken. Eine Netiquette spricht alle wichtigen Details an und sollte folgende Informationen enthalten: eine Schritt-für-Schritt-Bedienungsanleitung über die Funktionsweise der Ladestation, wie man eine Ladestation verlässt, wenn man sie nicht mehr benutzt (z.B. wie man das Ladekabel richtig aufrollt), und wie man die Geräte richtig behandelt, um Schadensfälle zu vermeiden. Manche Punkte werden bereits in den Zugangs- und Nutzungsregeln erwähnt: Wurde eine maximale Nutzungsdauer der Ladestation festgelegt, sollten Konflikte bezüglich einer übermäßigen Nutzung gar nicht erst auftreten. Dennoch ist es sinnvoll, eine Art Verhaltenskodex, eine Art Knigge für die Nutzung der Ladeplätze aufzustellen. Zum einen, damit sich alle Mitarbeiter sicher sind, wie die Ladegeräte zu benutzen sind, und zum anderen, um sie dazu aufzufordern, die Geräte ordentlich zu behandeln. Beide Punkte sorgen dafür, dass die gemeinsame Nutzung der Ladegeräte reibungslos verläuft.

Ernennung eines Ladebeauftragten

Um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, braucht es noch etwas mehr als Zugangs- und Nutzungsregeln und eine Netiquette: Sie sollten auch einen oder mehrere Ladebeauftragte ernennen. Dieses Amt dient dazu, Unsicherheiten und Chaos zu vermeiden und eventuell auftretende Probleme mit den Ladegeräten so schnell und effizient wie möglich zu lösen. Der oder die Ladebeauftragte(n) sind konkret für mehrere Dinge verantwortlich: Sie kümmern sich um die Vorstellung und Erklärung der Ladeinfrastruktur vor allen Mitarbeitern, motivieren die Mitarbeiter zur Nutzung und sind die Anlaufstelle für Fragen, ob von Mitarbeitern oder Besuchern. Zudem organisiert der oder die Ladebeauftragte oder das dazu ernannte Team die Wartung der Ladepunkte und plant den weiteren Ausbau bzw. die weitere Entwicklung der Ladeinfrastruktur.

Bei der Auswahl eines Mitarbeiters oder Teams kann es hilfreich sein, jemanden für das Amt in Betracht zu ziehen, der oder die manche dieser Aufgaben oder ähnliche bereits übernimmt. Das kann ein Gebäudeverwalter, ein Anlagen- oder Gebäudeverwalter, ein Nachhaltigkeitsbeauftragter oder ein CSR-Manager sein. Die jeweilige Person oder das Team muss allerdings auch genügend Zeit haben, um das Amt ausfüllen zu können. Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen und Ihr Budget für die Ladeinfrastruktur ist, ist die Anstellung eines Ladebeauftragten in Betracht zu ziehen. In jedem Fall sollten der oder die Beauftragten leicht erreichbar sein. Das heißt, seine oder ihre Kontaktdaten sollte prominent im Ladestations-Bedienkonzept sichtbar sein, damit die Arbeitnehmer ihn oder sie leicht direkt mit Fragen kontaktieren können.

Leichter Zugang zum Bedienkonzept

Es ist von absolut höchster Bedeutung, dass das Bedienkonzept sowohl von Mitarbeitern als auch von Besuchern leicht gefunden werden kann. Daher sollte es sowohl öffentlich auf der Unternehmenswebsite sichtbar gemacht als auch in internen Mitarbeiterkanälen verbreitet werden, damit Ihre Belegschaft in den verwendeten Tools und Apps leicht darauf zugreifen kann. Sie sollten Ihre Angestellten auch in Ihren gewöhnlich verwendeten Kommunikationsmitteln (Slack, E-Mail, LinkedIn uvm.) regelmäßig darauf aufmerksam machen, dass auf Ihrem Gelände eine Ladeinfrastruktur und das dazugehörige Bedienkonzept gibt und für alle verfügbar ist, die sie gerne nutzen möchten. Denn es bringt wenig, aufwändig Nutzungsregeln und eine Netiquette zu erstellen, wenn sie niemand liest!

Zusammenfassung: Was sollte ein Bedienkonzept für die Ladeinfrastruktur Ihres Unternehmens enthalten?

• Zugangs- und Nutzungsregeln: Infos, wie man zu den Ladestationen gelangt und wie man sie nutzt, Erklärung der Funktionsweise der Ladepunkte und weitere hilfreiche Punkte
• Lade-Netiquette: Ordnungsgemäße Nutzung der Ladestationen
• Finanzierungsmodell: Infos zu möglichen Gebühren, eine Gebührenstruktur und Zahlungsmodalitäten
• Kontaktdetails und Infos zum / zu den Ladebeauftragten: Vorstellung der Person / Abteilung, die sich um die Ladestationen und Fragen dazu kümmert 
• FAQs

Fazit

Mit der Installation von E-Auto-Ladegeräten für Ihre Mitarbeiter bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Zukunft vor. Die Bindung der Mitarbeiter kann erhöht werden, es wird einfacher, neue Talente für die kommenden Jahre zu gewinnen, das Image Ihres Unternehmens als ökologisch und sozial verantwortliches Unternehmen zu stärken und eine eventuellen laufenden Nachhaltigkeitszertifizierung zu unterstützen. Vor oder spätestens direkt nach der Installation der Ladegeräte sollte ein Bedienkonzept für die Ladeinfrastruktur Ihres Unternehmens formuliert werden, um sicherzustellen, dass die Nutzung reibungslos funktioniert. Diese Richtlinien sollten Fragen zu Zugang und Nutzung der Ladepunkte klären und eine Lade-netiquette, die Zahlungsstruktur und die Kontaktdaten der für die Ladegeräte verantwortlichen Person umfassen. Mit einer wirksamen Richtlinie für das Laden von Elektrofahrzeugen am Arbeitsplatz können die meisten Fragen oder potenziellen Konflikte, die bei der Benutzung der Ladegeräte auftreten, im Voraus vermieden werden, und alle verbleibenden Fragen können von dem oder den Ladebeauftragten effizient gelöst werden. Nutzungsregeln für das Laden von Elektrofahrzeugen am Arbeitsplatz sind ein Muss für jedes Unternehmen, das in Elektrofahrzeuge investiert. Wir hoffen, dass dieser Artikel Leitfaden Ihnen bei der Erstellung eines solchen Konzepts weiterhelfen konnte!

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