L’utilisation des véhicules électriques est en hausse dans le monde entier et ne fera que s’intensifier avec le temps. La demande de chargeurs pour véhicules électriques à domicile ou dans les commerces et les espaces publics suivra la même tendance au cours des années 2020. Reconnaissant ce besoin croissant, de nombreux commerces investissent déjà dans l’installation de bornes de charge pour leurs employés, en vue de s’adapter au passage inéluctable à l’électrique. C’est logique : outre l’intention de conserver leurs employés et d’attirer de nouveaux talents, les entreprises qui investissent dans des chargeurs de véhicules électriques peuvent également consolider leur réputation de marque soucieuse de l’environnement et socialement responsable. Une fois l’installation du point de charge effectuée, il s’agit de maintenir et de réguler son usage ; en d’autres termes, mettre en œuvre une politique relative à la recharge des véhicules électriques au travail. De nombreuses entreprises se sentent un peu perdues devant cette tâche ; il est aussi possible qu’elles n’aient même pas encore considéré cet aspect. N’ayant jamais installé de chargeurs pour véhicules électriques, les entreprises ne savent pas par où commencer. Nous avons donc compilé un guide complet pour vous aider à concevoir en un rien de temps la meilleure politique de recharge des VE au travail :
En quoi consiste une politique de recharge des VE au travail, et pourquoi en créer une ?
La politique de recharge des véhicules électriques au travail est un ensemble d’instructions qui régulent l’utilisation des bornes de recharge sur le lieu de travail. Elles exposent les règles régissant l’utilisation des bornes de l’entreprise par les employés et les visiteurs qui y ont accès. Les lieux de travail qui ont déjà installé des bornes ou qui considèrent le faire doivent disposer d’une politique d’utilisation. Dans le cas contraire, les employés n’ont aucun point de référence concernant ce qui est autorisé dans l’utilisation des chargeurs sur site. Ces guides abordent plusieurs thèmes, par exemple, les tarifs de la recharge ou qui contacter si les bornes ne fonctionnent pas – tous étant essentiels à une utilisation simple et efficace des chargeurs.
Comment créer une politique de recharge des VE au travail ?
Évaluez la demande et les profils des employés
Avant de créer une politique de recharge des VE au travail – et parfois, avant même d’installer des bornes de recharge – il peut être utile de réaliser un sondage ou d’organiser des discussions participatives avec vos employés. En posant des questions, entre autres, sur les besoins actuels et futurs en matière de charge de véhicules électriques, sur les navettes de travail et sur les types de véhicules électriques utilisés, vous pourrez créer un guide adapté à vos employés. Par exemple, vous pouvez douter que vos employés acceptent de payer la recharge de leur véhicule. Ces discussions participatives sur les habitudes ou les préférences en matière de véhicules électriques vous permettent de déterminer le montant par heure que les employés accepteraient de payer, ou au contraire, s’ils souhaitent un service gratuit. Ces informations influenceront considérablement votre modèle de financement. Demander l’opinion des employés dans ce type de processus vous permet d’adapter plus simplement votre programme à mesure que le nombre d’employés utilisant des véhicules électriques augmente. En effet, vous connaissez déjà les habitudes probables de l’utilisation future et vous avez déjà une politique répondant à ces besoins.
Choisissez un modèle de financement
Votre modèle de financement peut être dicté par votre contrat avec le fournisseur du service. Pour les entreprises qui ont davantage de contrôle, vous avez le choix entre facturer le service ou le mettre à disposition gratuitement sous forme d’avantage employé. Chacune de ces options présente ses propres avantages : avec la première, vous pouvez récupérer les coûts de l’équipement, de l’installation et de l’entretien présents et futurs, ainsi que réaliser des bénéfices. La seconde vous permet de mettre à disposition de vos employés la recharge gratuite, ce qui leur donne une raison supplémentaire de rester chez vous et représente un avantage pour de nouveaux employés potentiels. Il peut également être utile de facturer un tarif minimal afin d’équilibrer l’offre et la demande – lorsque la recharge est gratuite, les utilisateurs chargent souvent le véhicule quand il n’y en a pas besoin ou pour plus longtemps que nécessaire. Ceci tend à augmenter les coûts électriques et signifie que certains employés accaparent les chargeurs, empêchant d’autres utilisateurs de charger leur véhicule. Établir un tarif minimal de 1 à 5 € par heure ou par session de charge peut permettre de garantir que les employés n’utilisent les chargeurs que lorsqu’ils en ont besoin. Vous devrez choisir le modèle de financement en fonction de la culture, de la taille et de la nature de votre entreprise, entre autres facteurs.
Déterminez des règles d’accès et d’utilisation
Avant de rédiger une politique de recharge des VE au travail, vous devez prendre en compte les éléments importants suivants : qui peut utiliser les chargeurs, à quel moment et pour combien de temps. Par exemple, certaines personnes peuvent travailler dans votre immeuble sans être employées à proprement parler – le personnel de nettoyage, par exemple – et ne pas avoir un accès garanti aux chargeurs. En général, il est recommandé de permettre à tout le personnel, employé de l’entreprise ou non, d’utiliser les chargeurs. Ceci évite la discrimination entre les différents types d’employés. Veillez à permettre aux visiteurs d’utiliser vos chargeurs, en particulier si ce sont des clients ! Cela dit, essayez de mettre des chargeurs spécifiques à disposition des visiteurs, qui sont faciles à trouver et plus disponibles que les bornes des employés. Si vous le souhaitez, vous pouvez autoriser les employés à utiliser ces chargeurs lorsque tous les autres sont pris.
Vous devriez également avoir un règlement pour l’utilisation. Par exemple, vous pourriez vouloir fixer une limite du nombre d’heures de charge par jour pour chaque employé, ou le nombre de sessions autorisées par semaines et par employé. Vous pouvez également réfléchir à la période de charge : s’il y a des heures de pic, vous pouvez fixer des règles ou encourager vos employés à charger pendant les périodes creuses, par exemple, en baissant le tarif de ces périodes.
Mettez en œuvre un protocole de recharge
Définir un protocole de recharge permet de garantir que les employés et les visiteurs peuvent utiliser les bornes de recharge en toute facilité et sans conflits. Les protocoles permettent de clarifier certains détails : un guide par étape pour utiliser les bornes de recharge, comment laisser une borne lorsque vous avez fini de l’utiliser (par exemple, comment enrouler le câble de charge) et des conseils sur la bonne utilisation de l’équipement pour éviter de l’endommager. Certains protocoles sont inclus dans les politiques d’accès et d’utilisation ; par exemple les limites de la durée d’utilisation d’une borne par employé pour empêcher les conflits relatifs à la surutilisation des chargeurs. Toutefois, une section dédiée au protocole visant à aider les employés à bien utiliser l’équipement et à en prendre soin permettra un bon fonctionnement de l’utilisation partagée.
Désignez un responsable du service de recharge
Pour que votre initiative de recharge se déroule bien, vous devrez nommer un représentant qui sera responsable du point de recharge des véhicules électriques, cela peut-être un individu ou une équipe. Cette personne ou équipe évitera la confusion ou la désorganisation, garantissant que tous les problèmes relatifs au point de charge sont résolus dans les plus brefs délais. Ce représentant sera chargé des tâches suivantes : être le point de contact pour toute question relative au point de recharge, communiquer les informations relatives au point de recharge à tout le personnel et encourager son utilisation, s’occuper de l’entretien des bornes et mettre en œuvre son évolution ou son développement futur.
Préférez un employé ou une équipe déjà chargé de ces tâches, par exemple, un responsable des installations ou de l’immeuble, un représentant de la durabilité ou un chargé de la RSE. Ce représentant devra également disposer du temps nécessaire pour s’occuper du projet du point de recharge. Dans certains cas, vous pouvez recruter un nouveau responsable, en fonction de la taille de votre entreprise et de votre investissement dans les bornes de recharge. Assurez-vous de placer les coordonnées et un petit paragraphe expliquant les responsabilités de cette personne ou équipe en évidence dans la politique de recharge des véhicules électriques au travail pour que les employés puissent les contacter directement.
Créez une politique accessible
Il est important que votre politique de recharge soit facile d’accès et mise en évidence pour que les employés, comme les visiteurs, puissent la trouver sans difficulté. Par exemple, vous pouvez la mettre à disposition du public sur le site web de votre entreprise, ainsi que dans les canaux internes pour que les employés y aient accès via les supports technologiques ou applications de l’entreprise. Vous devriez également régulièrement informer vos employés de votre politique dans vos communications normales (Slack, e-mails, LinkedIn, etc.) pour leur rappeler que des bornes de recharge sont à leur disposition, ainsi qu’un service d’assistance si besoin. Après tout, pourquoi avoir une politique si personne ne la lit ?
Au vu des thèmes précédents, vous devriez pouvoir créer une politique de recharge des VE au travail qui inclut :
Une politique et des instructions sur l’utilisation : des informations sur l’accès et l’utilisation des bornes de recharge, notamment des règles, des explications sur le fonctionnement, etc.
Un protocole de recharge : afin d’assurer le respect de la bonne utilisation du chargeur.
Une structure de paiement : si vous choisissez un mode de financement avec un tarif pour vos employés, cette section présentera la structure et les méthodes de paiement.
Coordonnées et informations sur le représentant du service de recharge : pour la personne ou le service responsable des bornes de recharge, en cas de questions.
FAQ
Conclusion
Installer des chargeurs de véhicules électriques pour vos employés est une étape importante visant à assurer la pérennité de votre entreprise. Cela peut vous aider à conserver vos employés et à attirer de nouveaux talents au cours des années à venir, boostant votre image d’entreprise soucieuse de l’environnement et socialement responsable, et contribuant à l’obtention d’une certification de durabilité. Une fois que vous disposez des chargeurs, vous devrez élaborer une politique de recharge des véhicules électriques au travail pour garantir la bonne utilisation des bornes. Cette politique devrait aborder l’accès et de l’utilisation du point de charge, le protocole de charge, la structure de paiement et les coordonnées du responsable des chargeurs. Grâce à une politique efficace de recharge des véhicules électriques au travail, vous pourrez éviter de nombreuses questions ou conflits concernant l’utilisation des bornes, et gérer avec efficacité tout autre problème grâce à votre « responsable du service de recharge ». Une politique de recharge des VE au travail est indispensable pour les entreprises qui investissent dans l’installation de bornes de recharge – nous espérons que notre guide vous aidera à en élaborer une dès aujourd’hui !
