Een EV-laadbeleid voor mijn bedrijf, hoe doe ik dat?

De explosieve groei in EV is wereldwijd al duidelijk zichtbaar en zal alleen maar toenemen. De vraag naar EV-laders zal vanaf de jaren 2020 blijven groeien, bij mensen thuis, op het werk en in de openbare ruimte. Veel bedrijven erkennen deze groeiende behoefte en investeren nu al in de installatie van EV-laders voor hun werknemers, ter voorbereiding op die groei in elektrische vervoer die eraan komt. Dat is verstandig, het is een kans om werknemers die elektrisch rijden te behouden en nieuwe werknemers aan te trekken. Daarnaast kunnen bedrijven die investeren in EV-laders zich ook in de markt zetten als milieubewust en maatschappelijk verantwoord bedrijf.  Maar als je eenmaal klaar bent met de installatie, worden onderhoud en gebruiksregulatie van de opladers een belangrijk punt, met andere woorden: het is tijd voor een EV-laadbeleid. Veel bedrijven lopen een beetje vast bij het schrijven van een EV-laadbeleid voor de werkplek of hebben er niet eens aan gedacht dat ze zo’n beleid nodig hebben. Omdat ze nog nooit eerder EV-laders hadden, weten ze simpelweg niet waar ze moeten beginnen. Daarom hebben we een complete gids samengesteld om je te helpen in een mum van tijd het beste EV-laadbeleid voor jouw bedrijf te creëren:

Waarom heb ik een EV-laadbeleid nodig en wat is het eigenlijk?

Een EV-laadbeleid voor de werkplek bestaat uit een reeks richtlijnen die regelt hoe de EV-laadpunten op de werkplek kunnen worden gebruikt. Ze leggen de regels vast voor het gebruik van oplaadpunten door werknemers en eventuele bezoekers die toegang hebben. Bedrijven die al EV-laadpunten hebben of overwegen deze te installeren, hebben een EV-laadbeleid nodig. Dit beleid maakt werknemers duidelijk hoe en wanneer ze de opladers kunnen gebruiken. Een oplaadbeleid bestaat uit verschillende thema’s, zoals hoeveel het opladen kost of waar je terecht kunt als een oplader niet werkt. Allemaal even belangrijk voor een vlot en efficiënt gebruik van de EV-laders op de werkplek.

Hoe creëer ik het meest effectieve EV-laadbeleid voor mijn bedrijf?

Raadpleeg werknemers om de laadvraag en -profielen vast te stellen

Voordat je een EV-laadbeleid vaststelt voor jouw bedrijf en soms zelfs voordat je oplaadpunten installeert, kan het een goed idee zijn om intern wat onderzoek te doen en/of cocreatieve gesprekken te organiseren met je medewerkers. Door je medewerkers te vragen naar bijvoorbeeld hun huidige en mogelijke toekomstige laadvraag, hun gebruikelijke woon-werkverkeer en wat voor soort EV ze rijden, kunt je een beleid opstellen dat het beste bij jouw medewerkers past. Zo kan het zijn dat je niet zeker weet of medewerkers bereid zijn te betalen voor het opladen. Door medewerkers in het beleid te betrekken en zo hun EV-gewoonten of toekomstige gewoonten te ontdekken, kun je erachter komen dat ze bereid zijn om tot een bepaald bedrag per uur te betalen, of dat ze helemaal niet bereid zijn om te betalen. Dit zal een enorme invloed hebben op het uiteindelijke financieringsmodel. Door werknemers bij dit soort processen te betrekken, is je EV-laadprogramma ook gemakkelijker op te schalen naarmate meer werknemers in een elektrische auto gaan rijden. Je bent dan namelijk op de hoogte van het verwachte toekomstige EV-rijgedrag en hebt al een beleid dat is afgestemd op hun behoeften.

Kies een financieringsmodel

Het is mogelijk dat het financieringsmodel al gedicteerd is door het contract dat je hebt met je laadaanbieder. Voor bedrijven die meer controle hebben over hun financieringsmodel is de belangrijkste keuze echter of het opladen tegen betaling zal zijn of een onderdeel is van de personeelsvoorzieningen. Het is duidelijk dat beide opties voordelen hebben: met de eerste optie kun je huidige en toekomstige apparatuur, installatie- en onderhoudskosten terugverdienen en mogelijk wat winst maken, de tweede optie geeft je medewerkers de mogelijkheid om gratis te laden, waardoor ze een extra reden hebben om te blijven en potentiële nieuwkomers meer redenen hebben om zich bij je bedrijf aan te sluiten. Soms kan het een goed idee zijn om een kleine gebruiksvergoeding in rekening te brengen om vraag en aanbod met elkaar in evenwicht te brengen. Met andere woorden, wanneer het opladen gratis is, sluiten EV-eigenaren vaker aan wanneer hun voertuig niet hoeft te worden opgeladen, of sluiten ze veel langer aan dan nodig is. Dit kan de elektriciteitskosten opdrijven en ertoe leiden dat sommige werknemers de opladers bezet houden, zodat anderen ze niet kunnen gebruiken. Zelfs een kleine vergoeding, €1-5 per uur of oplaadsessie, kan al helpen om ervoor te zorgen dat werknemers de opladers alleen gebruiken wanneer dat echt nodig is. De keuze van je financieringsmodel hangt dus onder andere af van de cultuur, de grootte en de aard van je bedrijf.

Bepaal regels voor toegang en gebruik

Voordat je voor je bedrijf een EV-laadbeleid schrijft, zijn de regels voor toegang en gebruik de belangrijkste overwegingen: wie mag de opladers gebruiken, wanneer en voor hoe lang. Zo kunnen er bijvoorbeeld bepaalde mensen in het gebouw werken die technisch gezien niet bij jou in dienst zijn, bijvoorbeeld schoonmaakpersoneel van een extern bureau, waarvan de toegang tot de opladers niet per se vanzelfsprekend is. Over het algemeen is het een goed idee om al het personeel, of ze nu wel of niet bij jou in dienst zijn, gebruik te laten maken van de opladers. Dit voorkomt elke vorm van discriminatie tussen verschillende soorten personeel. Het is ook raadzaam om bezoekers toegang te geven tot de opladers, zeker als het om klanten gaat! Het kan wel een goed idee zijn om specifieke opladers voor bezoekers aan te wijzen, zodat ze gemakkelijker te vinden zijn en er een grotere kans is dat ze beschikbaar zijn voor gebruik. Als je wilt, kun je toestaan dat medewerkers deze opladers gebruiken als alle andere opladers in gebruik zijn.

Je zult ook regels moeten opstellen rond het gebruik. Je kunt bijvoorbeeld grenzen stellen aan het aantal uren per dag dat een medewerker zijn EV kan opladen, of aan het aantal oplaadsessies dat een medewerker per week mag doen. Je kunt ook kijken wanneer ze mogen opladen. Als er piekuren zichtbaar zijn voor opladen, kun je regels instellen of werknemers stimuleren om op te laden op momenten dat de vraag lager is, bijvoorbeeld door het tarief voor deze tijden te verlagen.

Definieer een laadetiquette

Het opstellen van een laadetiquette zorgt ervoor dat werknemers en bezoekers zo gemakkelijk mogelijk kunnen opladen, zonder dat daarbij conflicten ontstaan. De etiquette dekt alle kleine dingen: stapsgewijze informatie over de werking van het oplaadpunt, hoe je het oplaadpunt achterlaat als je klaar bent met opladen (bijvoorbeeld hoe je een oplaadkabel weer netjes oprolt), maar ook advies over de juiste behandeling van de apparatuur om eventuele schade te voorkomen. Enige etiquette komt natuurlijk al voor in het toegangs- en gebruiksbeleid; als er bijvoorbeeld grenzen worden gesteld aan de gebruiksduur van een oplaadpunt, zullen conflicten in verband met overmatig gebruik van opladers worden voorkomen. Een specifieke laadetiquette zal werknemers helpen de apparatuur op de correcte manier te gebruiken en hen aanmoedigen er zorgvuldig mee om te gaan. Dat zal er op zijn beurt aan bijdragen dat het gedeelde gebruik van de opladers soepel verloopt.

Kies een oplaadverantwoordelijke

Om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt rond het opladen, is het verstandig een verantwoordelijke (een individu of team) aan te wijzen. Als er een medewerker of een team verantwoordelijk is, zal dit helpen om verwarring en desorganisatie te voorkomen. Bovendien kunnen eventuele problemen met de oplaadpunten zo snel en effectief mogelijk worden opgelost. Deze oplaadverantwoordelijke zal daarom verschillende taken moeten uitvoeren: hij of zij is het aanspreekpunt voor elke medewerker of bezoeker die vragen heeft over de oplaadpunten, communiceert informatie over de oplaadpunten aan alle medewerkers en moedigt hen aan om ze te gebruiken, maar is ook verantwoordelijk voor het onderhouden van de EV-laadpunten en de planning van toekomstige schaalvergroting of ontwikkeling.

Het is een goed idee om een medewerker (of team) te selecteren die in zijn huidige werk al toezicht houdt op dit soort taken, bijvoorbeeld een facility- of gebouwmanager, een duurzaamheidsvertegenwoordiger of een CSR-manager. Zij zullen ook genoeg tijd moeten hebben om het EV-laadproject op zich te nemen. In sommige gevallen is het handig om iemand in te huren die zich met EV gaat bezighouden, dit is afhankelijk van de omvang van je bedrijf en de investering in het laadpunt. Contactgegevens en wat informatie over verantwoordelijkheden moeten makkelijk te vinden zijn in het EV-laadbeleid, zodat medewerkers direct contact met hen kunnen opnemen als ze vragen hebben.

Zorg dat het beleid toegankelijk is

Het is van cruciaal belang dat het EV-laadbeleid van je bedrijf op een plek te vinden is waar zowel medewerkers als bezoekers er makkelijk bij kunnen. Je kunt het bijvoorbeeld op de website van je bedrijf plaatsen, zodat het openbaar toegankelijk is. Maar ook op interne werknemerskanalen, zodat zij toegang hebben via hun computer of apps. Het is ook belangrijk om het beleid regelmatig aan alle medewerkers te communiceren via de normale communicatiekanalen (Slack, e-mail, LinkedIn, enz.), om hen eraan te herinneren dat er EV-laders zijn en dat er ondersteuning is voor diegenen die ze willen gebruiken. Want het heeft natuurlijk geen zin om een beleid te hebben als niemand ervan weet!

Door rekening te houden met bovenstaande onderwerpen, zou het moeten lukken om een EV-laadbeleid te schrijven dat het volgende omvat:

• Gebruiksbeleid en richtlijnen: dit onderdeel geeft informatie over toegang en gebruik van oplaadpunten, inclusief regels hieromtrent, hoe de technologie van de oplaadpunten werkt en andere ondersteuning.
• Laadetiquette: beschrijft wat goed gebruik van de EV-laders precies is.
• Betalingsstructuur: als je een financieringsmodel kiest dat werknemers een vergoeding in rekening brengt, kun je hier terugvinden hoe de betalingsstructuur van de vergoeding eruitziet en hoe werknemers kunnen betalen.
• Contactgegevens en informatie over de oplaadverantwoordelijke(n): hier vind je informatie over de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor de EV-laadpunten, voor het geval mensen vragen hebben.
• FAQ’s

Conclusie

Het installeren van EV-laders voor je medewerkers is een essentiële stap om je bedrijf toekomstbestendig te maken. Het kan helpen om werknemers te behouden en in de komende jaren nieuw talent aan te trekken. Het versterkt het imago van je bedrijf als een milieuvriendelijke en maatschappelijk verantwoorde onderneming en is een bijdrage aan je duurzaamheidscertificering. Zodra je opladers hebt geïnstalleerd, is het belangrijk om een EV-laadbeleid in te voeren op de werkplek zodat alles soepel verloopt als ze in gebruik genomen worden. Dit beleid heeft betrekking op toegang en gebruik van de oplaadpunten, de laadetiquette, de betalingsstructuur en de contactgegevens van de persoon die verantwoordelijk is voor de opladers. Met een effectief EV-laadbeleid kunnen de meeste vragen of potentiële conflicten over het gebruik van EV-laders op voorhand worden voorkomen. Mochten er toch nog vragen of problemen zijn, dan kunnen deze efficiënt worden afgehandeld door de oplaadverantwoordelijke(n). Een EV-laadbeleid is een must voor elk bedrijf dat investeert in EV-laders. We hopen dat onze gids je zal helpen om er vandaag nog mee aan de slag te gaan!

Voor meer informatie over de hypermoderne EV-laders die je bij jouw bedrijf kunt installeren, kun je terecht op onze website, bekijk onze EV-laadpunten voor bedrijven.