Hvordan utarbeide retningslinjer for elbillading på arbeidsplassen

Elbil-boomen er allerede i gang over hele verden og vil fortsette å eskalere. Og etterspørselen etter elbilladere, til hjem, arbeidsplasser og offentlige rom, vil også fortsette å vokse i 2020-årene. Mange virksomheter erkjenner dette økende behovet og investerer allerede i elbilladere til sine ansatte. Slik fremtidssikrer de seg for den kommende elektrifiseringen. Dette gir mening: I tillegg til å lettere kunne holde på og tiltrekke ansatte, kan arbeidsplasser som investerer i elbilladere også styrke sitt omdømme som et miljøbevisst og sosialt ansvarlig merke. Når virksomhetene har fullført installasjonen, begynner imidlertid prosessen med å opprettholde og regulere bruken av laderne: Med andre ord er tiden inne for å få på plass retningslinjer for elbillading. Men mange virksomheter føler seg litt fortapte når det gjelder retningslinjer for elbillading på arbeidsplassen, eller de har ikke engang tenkt på at de trenger det. Siden de aldri har installert elbilladere før, vet de ikke helt hvor de skal begynne. Så vi har satt sammen en komplett guide for å hjelpe deg å utarbeide gode retningslinjene for elbillading på arbeidsplassen: 

Hva er retningslinjer for elbillading på arbeidsplassen og hvorfor trenger du det? 

Retningslinjer for elbillading på arbeidsplassen er et sett med retningslinjer som regulerer hvordan ladepunktene på arbeidsplassens premisser skal brukes. De fremsetter regler for ansattes og eventuelle besøkendes bruk av ladepunkter på arbeidsplassen. Arbeidsplasser som allerede har eller tenker å installere ladepunkter for elbiler på premissene sine, må ha retningslinjer for elbillading. Ellers har de ansatte ingen referansepunkter for hvordan og når de kan bruke laderne på området. Slike guider dekker forskjellige temaer, f.eks. hvor mye ladingen koster og hvem du skal kontakte hvis en lader ikke fungerer – alt dette er viktig for en uproblematisk og effektiv bruk av elbilladerne på arbeidsplassen. 

Hva må du gjøre for å utarbeide mest mulig effektive retningslinjer for elbillading på arbeidsplassen?

Evaluer de ansattes etterspørsel og profiler

Før du utarbeider retningslinjer for elbillading på arbeidsplassen, og noen ganger til og med før du installerer ladepunkter, kan det være lurt å gjøre undersøkelser og/eller organisere gruppediskusjoner med de ansatte. Ved å spørre arbeidsstyrken din om nåværende og mulige fremtidige ladebehov, hvordan de vanligvis reiser til jobb og hvilke typer elbiler de kjører, kan du lage retningslinjer som passer best mulig for dine ansatte. For eksempel er du kanskje usikker på om de ansatte vil være villige til å betale for lading. Ved å engasjere de ansatte og lære om deres elbilvaner eller tilbøyeligheter, kan du finne ut om de er villige til å betale opptil et visst beløp per time, eller om de ikke er villige til å betale noe i det hele tatt. Dette vil ha stor betydning for hvilken finansieringsmodell du velger. Å lære om de ansatte gjennom denne typen prosesser, gjør det også lettere å utvide ladeprogrammet ditt etter hvert som det blir flere elbilkjørere på arbeidsplassen. Dette fordi du allerede vet hvordan kjørevanene deres sannsynligvis vil bli og allerede har på plass retningslinjer som passer til deres behov.

Velg en finansieringsmodell

Finansieringsmodellen din vil kunne være diktert av kontrakten med ladeleverandøren. For arbeidsplasser som har mer kontroll over finansieringsmodellen, står det sentrale valget imidlertid mellom å ta betalt for tjenesten eller gjøre den gratis, som en del av de ansattes goder Begge alternativene har klare fordeler: Med betalingsalternativet kan du tjene inn nåværende og fremtidig utstyr, installasjons- og vedlikeholdskostnader og potensielt få noe fortjeneste. Mens med gratisalternativet tilbyr du de ansatte lading som en gave, hvilket gir dine nåværende ansatte flere grunner til å bli og nykommere flere grunner til å begynne i virksomheten. Noen ganger kan det å ta selv et lite gebyr for bruk, være en god idé for å balansere tilbudet og etterspørselen. Med andre ord, når lading er gratis, kobler elbileiere ofte til også når kjøretøyet ikke trenger lading eller de lader lenger enn nødvendig. Dette kan øke strømkostnadene dine og betyr også at noen ansatte kan legger beslag på laderne slik at andre ikke kan bruke dem. Å kreve selv et lite beløp, f.eks. 10-50 kroner per ladeøkt, kan bidra til at de ansatte kun bruker laderne når de trenger dem. Du må bestemme hvilken finansieringsmodell du skal velge avhengig av blant annet hvilken type virksomhet du har, hvor stor den er og hvordan arbeidskulturen er.

Bestem regler for tilgang og bruk

Før du skal lage retningslinjer for elbillading på arbeidsplassen, er reglene for tilgang og bruk noe av det viktigste du bør vurdere: Hvem kan bruke laderne, når og hvor lenge? Det kan f.eks. være personer som jobber i bygningen din som teknisk sett ikke er ansatte, f.eks. vaskepersonell fra et byrå, og som ikke nødvendigvis skal ha tilgang til laderne. Generelt er det imidlertid en god idé å la alt personale bruke laderne, enten de er ansatt av deg eller ikke. Det hindrer diskriminering mellom forskjellige typer personale. Å la besøkende bruke laderne er også tilrådelig – spesielt hvis sistnevnte er kunder! Det kan imidlertid være lurt å utpeke spesifikke ladere for besøkende, for å gjøre dem lettere å finne, samt for å øke sannsynligheten for at de vil være tilgjengelige for bruk. Hvis du vil kan disse laderne likevel være tilgjengelige for de ansatte når alle de andre laderne er i bruk. 

Du bør også etablere regler for bruk. Det kan for eksempel være lurt å sette grenser for hvor mange timer om dagen de ansatte kan lade elbilene sine, eller hvor mange ukentlige ladeøkter som er tillatt for hver ansatt. Og du vil kanskje også se på til hvilke tider de kan lade på. Hvis det er noen tidsrom som er spesielt populære for lading, kan du enten sette regler eller oppmuntre arbeidstakere til å lade på tidspunkt med lavere etterspørsel, f.eks. ved å sette ned avgiften for disse tidsrommene.

Etabler retningslinjer for ladeetikette

Å definere en ladeetikette bidrar til at ansatte og besøkende kan lade så enkelt som mulig, og unngå potensielle konflikter som kan oppstå ved bruk av ladepunkter. Retningslinjer for etikette skal dekke alle de små tingene: Trinnvis informasjon om hvordan du bruker et ladepunkt og hvordan du skal forlate det når du er ferdig med å bruke det – for eksempel hvordan du samler ladekabelen sammen på riktig måte, og råd om riktig behandling av utstyret for å forhindre skade. Noen etiketter inngår i retningslinjene for tilgang og bruk, f.eks. hvis det er satt grenser for hvor lenge ansatte kan bruke et ladepunkt, bør dette forhindre konflikter knyttet til overbruk av ladere. Å ha et eget avsnitt om etikette, som hjelper de ansatte med å forstå hvordan de skal bruke utstyret og som oppmuntrer dem til å behandle det med forsiktighet, vil imidlertid bidra til at delt bruk av ladere blir uproblematisk.

Velg en ladeansvarlig

For å sikre at ladeinitiativet ditt fungerer godt, må du utnevne en person eller et team som skal ha ansvar for det. Å ha en ladeansvarlig eller et ladeteam, vil hjelpe deg å unngå forvirring og dårlig organisering, samt sikre at eventuelle problemer med ladepunktene løses så raskt og effektivt som mulig. Den ladeansvarlige eller ladeteamet må derfor dekke flere oppgaver: Å være kontaktpunkt for ansatte eller besøkende som har spørsmål om ladepunktene, formidle informasjon om ladepunktene til alle ansatte og oppfordre til å bruke dem, håndtere vedlikehold av ladepunktene, og planlegge for fremtidig skalering eller utvikling. 

Det kan være en god idé å velge en ansatt eller et team som allerede har tilsyn med noen av disse oppgavene, for eksempel anleggs- eller bygningssjefen, eller noen som har ansvar for bærekraft eller bedriftens samfunnsansvar. Den eller de utvalgte må også ha nok tid til å kunne påta seg elbilladeprosjektet. I noen tilfeller kan det være lurt å ansette en ny person for oppgaven, avhengig hvor stor virksomheten og ladepunktinvesteringen er. Kontaktopplysninger og et kort informativt avsnitt om ansvarsområdene, bør inkluderes lett synlig i retningslinjene for bruk av elbilladere på arbeidsplassen, slik at ansatte kan kontakte den eller de ansvarlig direkte hvis de har spørsmål.

Gjør retningslinjene tilgjengelige

Det er viktig at retningslinjene for elbillading på arbeidsplassen blir gjort lett tilgjengelige for ansatte og besøkende. Du kan f.eks. legge dem ut både på virksomhetens nettsted, slik at de er offentlig tilgjengelige, og i interne kanaler for ansatte, slik at de kan få tilgang til dem gjennom arbeidsteknologi eller apper. Du bør også jevnlig kommunisere til dine ansatte at retningslinjene finnes, via dine vanlige kommunikasjonskanaler som f.eks. Slack, e-post, LinkedIn, etc., for å minne dem om at elbilladerne er der og at finnes støtte for de som trenger det. Det er tross alt ingen vits i å ha retningslinjer hvis ingen leser dem.

Når du følger de ovennevnte rådene bør retningslinjene for elbillading på arbeidsplassen du utarbeider inkludere:

• Retningslinjer og regler for bruk: Informasjon om tilgang til og bruk av ladepunktene, inkludert regler, hvordan ladepunktteknologien skal brukes og annen info.
• Ladeetikette: Hvordan være en god ladebruker.
• Betalingsstruktur: Hvis du velger en finansieringsmodell som krever et gebyr fra de ansatte, skal dette avsnittet forklare strukturen for betaling og på hvilke måter de ansatte kan betale.
• Kontaktopplysninger til og info om ladeansvarlig/e: Kontaktopplysninger til og informasjon om den personen eller det teamet som er ansvarlig for ladepunktene, i tilfelle de ansatte skulle ha spørsmål.
• Ofte stilte spørsmål

Konklusjon

Å installere elbilladere for de ansatte er et viktig skritt for å fremtidssikre virksomheten. Det kan hjelpe deg med å beholde ansatte og tiltrekke nye talenter i løpet av årene som kommer, øke bedriftens image som en miljøbevisst og sosialt ansvarlig virksomhet, samt bidra til bærekraftsertifisering. Når du setter opp ladere må du også få på plass retningslinjer for elbillading på arbeidsplassen, slik at bruken blir uproblematisk! Disse retningslinjene skal ta for seg tilgang til og bruk av ladepunkter, ladeetikette og betalingsstruktur, samt inneholde kontaktopplysningene til den/de laderansvarlige. Med effektive retningslinjer for elbillading på arbeidsplassen kan de fleste spørsmål besvares og potensielle konflikter vedrørende bruk av laderne forhindres, og eventuelle ubesvarte spørsmål eller faktiske konflikter kan håndteres effektivt av den eller de ladeansvarlige. Retningslinjer for bruk av elbilladere på arbeidsplassen er en nødvendighet for alle virksomheter som investerer i elbilladere – og vi håper denne guiden vil hjelpe deg å utarbeide dine i dag! 

For mer informasjon om toppmoderne ladere du kan installere på arbeidsplassen, ta en titt på vår side om ladepunkter for virksomheter.